Algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden gelden voor alle opdrachten aan Sonja de Graaf Uitvaartzorg. Samen met de opdrachtbevestiging, de kostenbegroting en eventueel later schriftelijk vastgelegde wijzigingen vormen zij de overeenkomst met de opdrachtgever.
Artikel 1 - Begrippen
Ondernemer: Sonja de Graaf Uitvaartzorg, gevestigd aan Hagenweg 3c, 4131 LX Vianen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94722145.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de ondernemer opdracht geeft voor het regelen, verzorgen of begeleiden van een uitvaart en die de overeenkomst aangaat.
Overledene: de persoon op wie de uitvaart en de overeengekomen dienstverlening betrekking heeft.
Uitvaart: de gehele of gedeeltelijke verzorging, organisatie en begeleiding rond het afscheid, de begrafenis, crematie of een andere wettelijk toegestane bestemming.
Opdracht: alle afgesproken werkzaamheden, leveringen en diensten die verband houden met de uitvaart.
Derden: leveranciers en dienstverleners die voor de uitvoering van de opdracht worden ingeschakeld, zoals o.a. verzorgers, vervoerders, crematoria, begraafplaatsen, locaties, drukkers, cateraars, bloemisten en audiovisuele leveranciers.
Kostenbegroting: de schriftelijke raming van de verwachte kosten. Bedragen kunnen vast, geschat of pro memorie worden opgenomen.
Pro memorie: een kostenpost waarvan de definitieve prijs bij het opstellen van de begroting nog niet bekend is. Het opgenomen bedrag is dan een zo zorgvuldig mogelijke schatting, tenzij anders is vermeld.
Schriftelijk: per brief, e-mail, digitaal ondertekend document of een andere duurzame elektronische wijze die later kan worden geraadpleegd.
Artikel 2 - Toepasselijkheid en totstandkoming
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere offerte, kostenbegroting, opdracht en overeenkomst van de ondernemer, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
2.2 De voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de opdrachtgever beschikbaar gesteld. De opdrachtgever verklaart in de opdrachtbevestiging dat de voorwaarden zijn ontvangen of digitaal kunnen worden opgeslagen.
2.3 Door de spoedeisende aard van de dienstverlening kan een opdracht eerst mondeling worden gegeven. De ondernemer legt de afspraken daarna zo spoedig mogelijk schriftelijk vast.
2.4 Wanneer een bepaling in de opdrachtbevestiging afwijkt van deze voorwaarden, gaat de specifiek schriftelijk vastgelegde afspraak voor.
2.5 Als één bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die doel en strekking zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 3 - Opdracht, bevoegdheid en informatie
3.1 De overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever mondeling of schriftelijk opdracht geeft en de ondernemer de opdracht aanvaardt, of zodra de ondernemer op uitdrukkelijk verzoek met de uitvoering begint.
3.2 De opdrachtgever verklaart bevoegd te zijn om de opdracht te geven. De opdrachtgever zorgt, voor zover redelijkerwijs mogelijk, voor afstemming met andere direct betrokken nabestaanden en informeert de ondernemer over personen die beslissingsbevoegd zijn.
3.3 De ondernemer mag uitgaan van de juistheid van de gegevens, wensen en instructies van de opdrachtgever. De opdrachtgever meldt wijzigingen, onduidelijkheden of familiegeschillen die de uitvoering kunnen beïnvloeden onmiddellijk.
3.4 Bij twijfel over de bevoegdheid van de opdrachtgever of bij een ernstig verschil van mening tussen betrokkenen mag de ondernemer de uitvoering van betwiste onderdelen tijdelijk opschorten totdat voldoende duidelijkheid bestaat. Noodzakelijke verzorging en wettelijke handelingen kunnen wel doorgaan.
Artikel 4 - Kostenbegroting, prijzen en wijzigingen
4.1 De ondernemer verstrekt zo spoedig mogelijk een gespecificeerde kostenbegroting met de op dat moment bekende kosten. Belastingen of btw worden vermeld voor zover deze op een onderdeel van toepassing zijn.
4.2 Prijzen van derden kunnen nog niet definitief bekend zijn. Dergelijke posten worden als indicatie of pro memorie opgenomen. De uiteindelijke, daadwerkelijk verschuldigde kosten kunnen hiervan afwijken.
4.3 De ondernemer informeert de opdrachtgever zo spoedig mogelijk wanneer een kostenpost naar verwachting aanzienlijk hoger uitvalt. Als voorafgaand overleg door tijdsdruk redelijkerwijs niet mogelijk is, mag de ondernemer noodzakelijke en redelijke kosten maken om de uitvaart tijdig en zorgvuldig te kunnen uitvoeren.
4.4 Wijzigingen of aanvullingen op de opdracht worden waar mogelijk schriftelijk bevestigd. De daaruit voortvloeiende extra kosten zijn voor rekening van de opdrachtgever.
4.5 Late wijzigingen kunnen door beschikbaarheid, productie- of leveringstijden niet altijd worden uitgevoerd. Kosten die al zijn gemaakt of niet meer kunnen worden geannuleerd, blijven verschuldigd.
4.6 Op verzoek geeft de ondernemer een toelichting op de eindfactuur en, voor zover beschikbaar en passend binnen privacy- en contractuele afspraken, inzage in onderliggende facturen van derden.
Artikel 5 - Directe uitvoering, herroeping en beëindiging
5.1 Herroept de opdrachtgever de overeenkomst nadat de uitvoering op uitdrukkelijk verzoek is begonnen, dan betaalt de opdrachtgever een evenredig bedrag voor de reeds verrichte werkzaamheden en de kosten van reeds aangegane, niet meer kosteloos te annuleren verplichtingen aan derden, voor zover de wet dit toestaat.
5.2 Het herroepingsrecht vervalt nadat de dienst volledig is uitgevoerd, wanneer de opdrachtgever vooraf uitdrukkelijk met volledige uitvoering heeft ingestemd en heeft erkend dat het herroepingsrecht daarna vervalt.
5.3 De opdrachtgever kan de opdracht beëindigen. In dat geval zijn de tot het moment van beëindiging verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en niet-annuleerbare verplichtingen verschuldigd. De ondernemer werkt redelijkerwijs mee aan een zorgvuldige overdracht.
Artikel 6 - Inschakeling van derden
6.1 De ondernemer mag voor de uitvoering van de opdracht derden inschakelen. Zij kiest en instrueert deze derden zorgvuldig en coördineert hun werkzaamheden voor zover dit onderdeel van de opdracht is.
6.2 Voor diensten of leveringen van derden kunnen aanvullende voorwaarden gelden. De ondernemer verstrekt deze voorwaarden wanneer zij relevant en beschikbaar zijn.
6.3 Wanneer de opdrachtgever zelf een derde kiest of rechtstreeks opdracht geeft, is die derde zelf verantwoordelijk voor de uitvoering. De opdrachtgever zorgt ervoor dat afspraken met deze derde tijdig aan de ondernemer worden doorgegeven.
6.4 De ondernemer is niet aansprakelijk voor een tekortkoming van een zelfstandig ingeschakelde derde die niet aan de ondernemer kan worden toegerekend. De ondernemer ondersteunt de opdrachtgever wel bij het aanspreken van die derde en draagt een eventuele aanspraak over voor zover dat juridisch mogelijk is.
Artikel 7 - Persoonsgegevens en wettelijke formaliteiten
7.1 De opdrachtgever levert de persoonsgegevens en documenten aan die nodig zijn voor de aangifte van overlijden, vergunningen, verzekeringen en andere formaliteiten. De opdrachtgever controleert deze gegevens zorgvuldig.
7.2 Een fout of onvolledigheid in door de opdrachtgever verstrekte gegevens moet onmiddellijk worden gemeld. Kosten voor herstel of wijziging die hierdoor ontstaan, komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij de fout mede aan de ondernemer is toe te rekenen.
7.3 De ondernemer verwerkt persoonsgegevens van levende personen alleen voor de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen, facturatie en zorgvuldig contact. Gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden voor zover dat voor de opdracht of een wettelijke verplichting nodig is.
Artikel 8 - Planning, tijdstippen en overmacht
8.1 Data en tijdstippen zijn pas definitief nadat de betrokken locatie, begraafplaats, het crematorium en andere noodzakelijke partijen deze hebben bevestigd.
8.2 De ondernemer spant zich in om de uitvaart volgens afspraak uit te voeren. Een geringe, onvermijdelijke verschuiving in tijd geeft niet automatisch recht op schadevergoeding.
8.3 Onder overmacht vallen omstandigheden buiten de redelijke invloed van de ondernemer, zoals extreem weer, overheidsmaatregelen, calamiteiten, epidemieën, verkeersstremmingen, storingen in vervoer of techniek, uitval van essentiële locaties of leveranciers en andere onvoorzienbare belemmeringen.
8.4 Bij overmacht overlegt de ondernemer zo snel mogelijk over een passend alternatief. De ondernemer mag de uitvoering aanpassen voor zover dat noodzakelijk is om de uitvaart veilig, waardig en wettelijk correct te laten plaatsvinden.
8.5 Redelijke extra kosten die uitsluitend door overmacht ontstaan, worden vooraf besproken wanneer dat mogelijk is. Kosten die het gevolg zijn van een toerekenbare fout van de ondernemer komen niet voor rekening van de opdrachtgever.
Artikel 9 - Drukwerk, digitale communicatie en audiovisuele middelen
9.1 De opdrachtgever levert teksten, namen, data, foto’s en andere materialen tijdig en in een bruikbaar formaat aan. De opdrachtgever staat ervoor in dat deze materialen mogen worden gebruikt en geen rechten van derden schenden.
9.2 De opdrachtgever controleert en accordeert proeven van rouwkaarten, advertenties, presentaties en andere uitingen. Na akkoord is de ondernemer niet aansprakelijk voor fouten in aangeleverde of goedgekeurde inhoud, tenzij de ondernemer daarna zelf een fout heeft toegevoegd.
9.3 De ondernemer spant zich in voor tijdige productie en bezorging. Vertraging of foutieve bezorging door post- of pakketdiensten kan niet worden gegarandeerd en is alleen aan de ondernemer toe te rekenen wanneer zij onvoldoende zorgvuldig heeft gehandeld.
9.4 Livestreams, beeld-, geluid- en presentatietechniek zijn afhankelijk van apparatuur, verbindingen, locaties en derden. De ondernemer kan een volledig storingsvrije uitvoering niet garanderen, maar treft passende voorbereidingen en zoekt bij een storing naar een redelijke oplossing.
Artikel 10 - Uitvaartverzekeringen
10.1 De opdrachtgever verstrekt beschikbare polisbladen en andere verzekeringsgegevens zo snel mogelijk. De ondernemer kan helpen bij het aanvragen of afwikkelen van een uitkering, maar garandeert niet dat een verzekeraar uitkeert of welk bedrag wordt uitgekeerd.
10.2 De betalingsverplichting van de opdrachtgever blijft bestaan, ook wanneer een verzekeraar nog niet heeft beslist, niet rechtstreeks aan de ondernemer betaalt of slechts een deel van de kosten vergoedt.
10.3 Een bedrag dat de verzekeraar rechtstreeks aan de ondernemer betaalt, wordt met de factuur verrekend. Een eventueel resterend bedrag wordt afgehandeld overeenkomstig de aanwijzingen van de verzekeraar en de rechten van de begunstigde.
Artikel 11 - Facturering en betaling
11.1 De eindfactuur wordt opgesteld op basis van de kostenbegroting, goedgekeurde wijzigingen, daadwerkelijk geleverde diensten en definitieve kosten van derden.
11.2 De factuur moet binnen veertien dagen na factuurdatum worden betaald op het rekeningnummer dat op de factuur staat, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken.
11.3 De ondernemer mag vóór of tijdens de uitvoering een voorschot of andere redelijke zekerheid verlangen, vooral voor omvangrijke verplichtingen aan derden. Betaalde voorschotten worden op de eindfactuur in mindering gebracht.
11.4 De opdrachtgever is als contractspartij verantwoordelijk voor betaling, ook wanneer de kosten naar verwachting uit de nalatenschap, door een verzekeraar of door een andere persoon worden voldaan, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
11.5 Bij te late betaling is de opdrachtgever vanaf het moment van verzuim de wettelijke rente verschuldigd. Een consument ontvangt eerst een kosteloze schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van ten minste veertien dagen en een opgave van de eventuele incassokosten.
11.6 Buitengerechtelijke incassokosten worden berekend volgens de wettelijke regels. Andere herinnerings- of administratiekosten worden niet naast de wettelijke incassokosten berekend.
11.7 Een bezwaar tegen een onderdeel van de factuur schort de betaling van het niet-betwiste deel niet op. Partijen overleggen zo spoedig mogelijk over het betwiste deel.
Artikel 12 - Klachten
12.1 Een klacht over de uitvoering wordt zo spoedig mogelijk na ontdekking gemeld, bij voorkeur schriftelijk en met een duidelijke omschrijving. Hierdoor krijgt de ondernemer de gelegenheid om nog tijdens het traject te herstellen of een oplossing te bieden.
12.2 Een klacht over de factuur wordt bij voorkeur binnen veertien dagen na ontvangst schriftelijk gemeld. Het verstrijken van deze termijn laat wettelijke rechten onverlet, maar kan een goede beoordeling bemoeilijken.
12.3 De ondernemer bevestigt een schriftelijke klacht en reageert in beginsel binnen veertien dagen. Wanneer meer tijd nodig is, laat zij weten binnen welke termijn een inhoudelijke reactie volgt.
12.4 Een klacht schort de betalingsverplichting niet automatisch op. De opdrachtgever betaalt in ieder geval het niet-betwiste deel van de factuur binnen de afgesproken termijn.
Artikel 13 - Aansprakelijkheid
13.1 De ondernemer voert de opdracht uit met de zorg die van een professioneel uitvaartbegeleider mag worden verwacht en is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.
13.2 Voor zover de wet dit toestaat, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar voor het betreffende voorval uitkeert, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Als geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van het onderdeel waarop de schade betrekking heeft.
13.3 De beperking in artikel 13.2 geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de ondernemer en niet voor aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet mag worden uitgesloten of beperkt.
13.4 De ondernemer adviseert sieraden en andere waardevolle of persoonlijke bezittingen vóór verzorging of overbrenging te verwijderen en zorgvuldig te bewaren. De ondernemer is alleen aansprakelijk voor vermissing of beschadiging wanneer dit aan haar kan worden toegerekend.
13.5 De ondernemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of schade door beslissingen van de opdrachtgever, behalve voor zover een dergelijke uitsluiting volgens de wet niet is toegestaan.
13.6 De opdrachtgever vrijwaart de ondernemer tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit door de opdrachtgever aangeleverde teksten, beelden, muziek of andere materialen, tenzij de ondernemer wist of redelijkerwijs moest begrijpen dat het gebruik onrechtmatig was.
Artikel 14 - Vertrouwelijkheid en publicatie
14.1 De ondernemer behandelt informatie over de overledene, de opdrachtgever en andere nabestaanden vertrouwelijk en deelt deze alleen wanneer dat nodig is voor de opdracht, een wettelijke verplichting of met toestemming van de betrokkene.
14.2 Foto’s, teksten, ervaringen of andere informatie uit een uitvaart worden alleen voor publiciteit, sociale media, portfolio of andere externe communicatie gebruikt na afzonderlijke en aantoonbare toestemming van de rechthebbende betrokkenen.
14.3 De ondernemer treft redelijke technische en organisatorische maatregelen om gegevens en documenten te beveiligen en bewaart deze niet langer dan nodig voor de opdracht, wettelijke bewaarplichten en een zorgvuldige bedrijfsvoering.
Artikel 15 - Toepasselijk recht en geschillen
15.1 Op de overeenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Partijen proberen een verschil van mening eerst in goed overleg op te lossen. Zij kunnen gezamenlijk besluiten een onafhankelijke mediator of deskundige in te schakelen.
15.3 Wanneer geen oplossing wordt bereikt, kan het geschil worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter. Deze bepaling beperkt niet de dwingendrechtelijke rechten van een consument.
15.4 Voor iedere opdracht geldt de versie van de algemene voorwaarden die bij het sluiten van de overeenkomst aan de opdrachtgever is verstrekt.